در طی برخی جلسات بخش خصوصی با مشتریان دولتی افراد صحبت های تکراری را بیان می کنند که همه مطالب آن مفید نیست. در پاره ای مواقع صحبت های حاشیه ای و غیر مرتبط باعث فراموشی موارد اساسی در طول جلسات می شود.
برخی مواردی که شما را در هدایت جلسات بازاریابی یاری می کند به صورت خلاصه عبارتند از:
1. جلسه های بازاریابی باید حتما دارای یک هدف مشخص باشند. تنها دلیل برگزاری جلسه بازاریابی این است که درباره مساله ای از پیش تعیین شده ای بحث و درخصوص اقدامات بعدی تصمیم‌گیری شود. اگر نمی‌توانید هدف خاصی در مورد نحوه ارسال، قیمت گذاری، نحوه پرداخت وجه و … به عنوان موضوع جلسه بیان کنید، از برگزاری آن صرف نظر نمایید.
2. جلسه ها باید دارای دستور جلسه متمرکزی باشند. محتوای دستور جلسه باید شامل هدف جلسه و تعداد محدودی عنوان و سوال باشد که فضای جلسه را از یک جلسه عمومی به سمت یک جلسه تخصصی هدایت نماید.
3. جلسه های بازاریابی نباید بیشتر از 2.5 ساعت طول بکشد. طولانی ترین زمانی که در مورد یک موضوع صحبت می کنید نباید بیشت از یک ساعت باشد. سعی کنید قبل از برگزاری جلسات مواضع را برای خودتان مشخص نمایید.
4. مستندات لازم یک روز قبل یا در ابتدای جلسه در اختیار مدیران خرید و فروش قرار بگیرد. به عنوام مثال مدیران خرید باید استانداردهای الزامی را به صورت مستند در اخیار طرف فروشنده قرار دهند. و یا مدیر فروش و بازاریابی باید استانداردها و افتخارات اخذ شده در گذشته را در اختیار مسئولین خرید قرار دهد.
5. از حضور افرادی که حضور آن ها در جلسه بازاریابی الزامی است، چند ساعت قبل از برگزاری جلسه مطمئن شوید تا زمان های از دست رفته و جلسات بی نتیجه را کاهش دهید.
6. استفاده از وسایل مونتیتورینگ و کمکی از قبیل تبلت و لپ تاپ در جلسه کمک به برگزاری بهتر جلسه می گردد. اگر نیاز به یادداشت برداری است، از کاغذ و قلم استفاده شود. و اگر فکر می کنید ممکن است موردی از قلم بی افتد، از دستگاه ضبط صدا استفاده نمایید و در ابتدای جلسه، استفاده از آن را به مدیران بازاریابی، فروش و خرید اطلاع دهید.
7. زمانی را جهت معرفی شرکت و ارائه درخواست ها در ابتدای جلسه اختصاص دهید و یا اگر دفعه دوم یا سوم است که جلسه ای برگزار می گردد، صورتجلسات قبلی و توافقات گذشته را به اطلاع عموم برسانید.
8. خلاصه مباحثی که در مورد آن ها صحبت شده و نتیجه مکتوب گردد و در میان حاضرین توزیع گردد. به این ترتیب ضمن آنکه اهداف جلسه ملموس و قابل سنجش می گردد، افراد حاضر در جلسه نسبت به دستاورد ها (یا آن چیزی که احساس می کنند دستاوردهای آن است) احساس مسئولیت احساس می نمایند.
تجربه در برگزاری و ترفندهای مذاکرات خرید و فروش نقش بسزایی ایفا می نماید. اما بکارگیری موارد فوق به افراد جوان تر را نیز این اجازه را می دهد تا بهتر در جلسه آموزش بازاریابی و فروش شرکت نمایند.