انبار و انبارداری بخش مهم یک شرکت یا سازمان است. زیرا انبارها بخش بزرگی از دارایی های یک شرکت را در خود جای داده اند.
بهتر است انبارها به گونه ای طراحی و ساخته شوند که علاوه بر اینکه امکان نگهداری محصولات در بهترین حالت و کیفیت را افزایش دهند تا صدمه ای به محصولات وارد نشود ، بلکه برخی از محصولاتی که زمان انقضاء کمتری دارند به خوبی نگه داری شوند. همچنین ، لازم است محصولات به گونه ای در آن قرار گیرند که بتوانند در زمان نیاز به آنها به راحتی در دسترس باشند و هم چنین بتوان آمار دقیق آنها را محاسبه کرد.
مشاوره بازاریابی معتقد است سازمان دهی یا مدیریت کردن محصولاتی که در انبار شرکت شماست یکی از وظایف مهم به شما می رود. زیرا برخی از جنبه های مهم و حیاتی کسب و کار شما همچون مدیریت کردن زنجیره تأمین از طریق سازمان دهی و مدیریت موجودی انجام می شود. موجودی انبارهای شما همیشه پویا هستند.
به این معنی که بخشی از کالاهای جدید وارد آن می شوند و برخی دیگر از انبارها برای زنجیره تأمین خارج می شوند. به همین دلیل مدیریت کردن این بخش از شرکت شما از اهمیت زیادی برخوردار است.
شما به صورت دائمی باید موجودی های خود را ارزیابی کنید تا بتوانید به موقع آنها را تأمین کنید. به دلیل اهمیت این مسأله ، برخی از شرکتها ، گروه یا بخشی را به صورت جداگانه برای کنترل و برنامه ریزی کردن موجودی خود راه اندازی کرده اند که بتوانند به صورت دائم بر موجودی انبارها نظارت داشته باشند.
عوامل اساسی زیادی در نحوه مدیریت این بخش از کسب و کار شما دخیل هستند. به طور کلی می توان گفت : موجودیها به دسته های زیرتقسیم می شوند.
یک) تنوع کالا
گاهی موجودی یک شرکت فقط شامل یک کالای ویژه است و گاهی نیز ممکن است شامل گروه متنوعی از کالاها و محصولات مختلف باشد. شرکتها سعی می کنند اگر تنوعی از کالاها را در انبار داشته باشند همیشه تعداد آنها را به درستی ارزیابی کنند و لیست دقیقی از موجودی را در دست داشته باشند. این کار کمک می کند تا به موقع بتوانند محصولات را به چرخه تجارت یا تأمین نیازهای مصرفی برسانند.
دو) موجودی کامل یا ناقص
ممکن است موجودیها به دو شکل کامل یا ناقص در انبارها باشند. موجودی کامل ، یعنی شکل نهایی یک محصول که آماده فروش و مصرف است. در حالی که شکل ناقص یک محصول ، یعنی چیزی میان مواد اولیه و شکل کامل شده یک محصول ، مثلاً ممکن است شرکت شما فقط بخش کوچکی از یک محصول را تولید کند و برای کامل کردن آن محصول نهایی به سایر شرکتها فروخته شود که این محصول ناقص را شامل می شود. بنابراین ، محصولاتی که در انبارها موجود هستند و به عنوان موجودی نام برده می شوند حتماً نباید محصول کامل شده و نهایی باشند.
سه) تسهیل مصرف و فروش
معمولاً موجودیها را به دو منظور کلی در انبارها نگه داری می کنند. علت این امر این است که بتوانند سریعاً محصول را به دست مصرف کننده نهایی برسانند یا اینکه آن را با دیگر همکاران خود معامله کنند که قالباً در شکل ناقص یک محصول اتفاق می افتد.
چهار) موجودی ها به عنوان دارایی شرکت
موجودهایی که در انبارهای شرکت هستند به عنوان دارایی های شرکت هستند. چرا که هزینه و زمان و تمامی بخشهای مختلف یک شرکت از مدیران و برنامه ریزان تا کارگران آن شرکت برای تولید یا عرضه یک محصول که به عنوان موجودی در انبار هستند تلاش می کنند.
همچنین این تلاشها از برنامه ریزیها و طراحی هدفهای مختلف تا مرحله اجرایی کردن آنها شامل این است که یک محصول را چطور تولید یا تهیه کنند و در نهایت موجودی خود را به دست متقاضیان برسانند. بنابراین ، موجودیها جزء سرمایه های یک شرکت هستند.