وقتی یکی از کارمندان واحد بازاریابی به طور ناگهانی درخواست استعفای خود را به مدیریت تسلیم می دارد، مدیریت در این مرحله دچار چالش های بسیار زیاد و استعصال خواهد شد. علی الخصوص در مواردی که این استعفا به صورت غیر عادی اعلام گردد.

استعفای ناگهانی کارمندان واحد بازاریابی در روان افراد بسیار تاثیر منفی خواهد داشت، علی الخصوص اگر آن فرد یکی از اعضای کلیدی سازمان شما باشد.

البته استعفای ناگهانی کارمندان واحد بازاریابی علاوه بر تاثیرات روحی و روانی منفی شما را دست تنها خواهد گذاشت. در این مقاله سعی داریم به نکاتی که می تواند شما را در این چالش یاری کند اشاره نماییم.

۱- تعیین روال برای استعفای افراد تعیین کنید.

برای سازمان خود از ابتدا سیاست ها و برنامه های منابع انسانی جهت استعفای کارمندان در برخی از سازمانها به محض اینکه از استعفای اعضا با خبر می شوند کارت ورورد به را از او گرفته و ار را بیرون می کنند در مقابل بعضی دیگر از سازمانها وقتی خبر استعفای یکی از اعضا را می شنوند از او می خواهند به مدت ۲ هفته بماند و بعد برود شما می توانید این موضوع را در قرارداد افراد نیز مشخص کنید.

در این مدت می توانید با انعطاف پذیری و مذاکره از آن فرد بخواهید که در سازمان بماند، البته توقع نداشته باشید که او نیز این کار را انجام دهد.

۲- احساساتی عمل نکنید.

سعی کنید وقتی خبر استعفای کارمند واحد بازاریابی خود را می شنوید نفس عمیقی بکشید و از احساساتی عمل کردن اکیداً بپرهیزید. تلاش کنید که با او یک مذاکره دوستانه داشته باشید و در خصوص برنامه اش سئوال کنید که افراد زیادی در سازمان شما می آیند و میروند پس احساسی عمل نکنید و سعی در حفظ روابطتان با افراد داشته باشید.

چنانچه افراد به دلیل خاصی مثل خصومت شخصی سازمان شما را ترک می کنند با او وارد مذاکره شوید و از فعالیت های تاکنون او تشکر کنید و به او بگویید که برای حفظ شئونات بهتر است این کار را به صورت اخلاقی انجام دهد.

۳- در خصوص چگونگی گرفتن این تصمیم پرس و جو کنید.

در برخی موارد به شخصی که از شرکت شما می رود پیشنهاد کاری مناسبتری شده است و او برای گرفتن کار جدید و مناسبتر می خواهد که برود، اما برخی موارد راه کارهای مناسبتری از استعفای شخص وجود دارد. بعضی اوقات افراد مثلاً برای نگهداری از یکی از اعضای خانواده اش که بیمار شده اند استعفا می دهند برای این شرایط یک راه کار خوب وجود دارد و آن هم مرخصی بدون حقوق است، پس حتماً در خصوص چگونگی این تصمیم پرس و جو کنید.

۴- دادن پیشنهاد بهتر

اینکه شما می توانید به شخصی که استعفا می دهد و قصد رفتن به یک شرکت دیگر را دارد پیشنهاد کاری بهتری بدهید خوب است یا نه؟ باید بگویم که باید دید شما در سیستم سازمانی خود چقدر به این فرد نیاز دارید و یا به زبانی دیگر چقدر به این فرد وابسته اید، به هر حال دادن پیشنهاد بهتر به فردی که قصد استعفا دارد تصیه نمی شود. بهترین راه کار این است که ارتباط خود را با فرد حفظ نمایید و پس از یک سال دوباره او را دعوت به همکاری کنید.

۵- استعفای افراد را به گونه ای ساده عنوان کنید.

وقتی شخصی از سازمان می رود ممکن است عکس العمل های بدی را از دیگران ببیند، شما می توانید به عنوان یک مدیر با ساده بیان کردن و اطلاع دادن به دیگر همکاران این عکس العمل ها را کنترل نمایید.

۶- تقسیم کار بین دیگر کارمندان واحد بازاریابی

قطعاً وقتی فردی از سازمان می رود باید کلیه مسئولیت هایی که او بر عهده داشته است میان کارمندان دیگر واحد بازاریابی تقسیم شود و فرد مستعفی باید کلیه اطلاعاتی که در زمینه مسئولیت هایش داشته است به دیگر همکاران انتقال دهد تا آنها بتوانند مسئولیت های او را انجام دهند. البته بخشی از دانش این فرد که در خصوص فعالیت هایش دارد یا قابل انتقال نیست و یا به افراد به سرعت نمی توانند آنها را فرا بگیرند، بنابراین شخص مستعفی باید چه به صورت تلفنی و چه به صورت ایمیلی با همکارانش تا مدتی در ارتباط باشد.

۷- شروع به مصاحبه و استخدام

واحد منابع انسانی برای انتخاب جایگزین باید به سرعت دست به کار شود و یک نفر جدید را برای این تیتر شغلی سازمان انتخاب نماید تا فشاری که بر روی کارمندان می آید کاملا به صورت موقتی باشد حتی می توانید از کارمندان سئوال کنید شاید آنها شخصی را مناسب این تیتر شغلی است بسپشناسند و بتوانند به شما معرفی کنند حتی می توانید چنانچه فردی در سازمان شایستگی این عنوان سازمانی را دارد او را ارتقاء شغلی دهید و موجب رشد و شکوفایی استعداد و خلاقیت او شوید .

راه کار دیگری که می توانید استفاده کنید این است که بجای یک فرد تمام وقت ، دو نفر به صورت نیمه وقت استخدام نمایی تا همیشه یک گزینه دوم و جانشین داشته  باشید بعضی از شرکت ها از این روش استفاده می کنند و بعضی دیگر بیشتر از نیاز سازمان استخدام می کنند تا هیچ وقت دچار چنین چالشی نباشند .

۸- جشن خداحافظی

مناسب است که در آخرین روز همکاری یک فرد برای تشکر از حسن انجام فعالیت وی به صورت شایسته تقدیر می گردد

بنا بر این شما می توانید با برگزاری یک جشن خداحافظی در میان کلیه همکاران از وی تشکر و قدردانی کنید این کار در نظر کارمندان دیگر که در شرکت هستند به منزله تایید فرد مستقلی می باشدو در روحیه آنها بسیار تاثیر گذار است

۹- استفاده و یادگیری از موقعیت بوجود آمده

شما به عنوان یک مدیر با تجربه نباید از استعفای یک نفر در سازمان متعجب شوید بلکه از قبل باید با توجه به شناختی که از کارمندان خود دارید این موقعیت را پیش بینی کرده باشید و بدانید کارمندان شما در چه شرایطی هستند و یا چه انتظاراتی دارید، تا بتوانید از چنین مواردی جلوگیری کنید ، در هر حال یکی از کارمندانتان به صورت غیر قابل پیش بینی قصد ترک سازمان را نمود شما باید از شرایط به وجود آمده و نحوه مدیریت آن درس بگیرید تا در موارد بعدی هم بتوانید پیش بینی و جلو گیری کنید و هم شرایط را مدیریت نمایید.