غالباً پایان هر سالی برای تمامی کسب و کارها بسیار مهم است. زیرا کارهایی که در طول یک سال انجام داده اند در انتهای سال باید جمع بندی کرده و به نتیجه عملکرد خود برسید.
روزهای شلوغ پایانی هر سالی برای تمامی شرکتها روزهای پر کاری است. زیرا تمامی فایلها و حساب و کتابهای خود را باید بررسی و مرتب کنید ، به نتیجه و نحوه عملکرد خود در یکسال برسید و در نهایت نیز حسابهای سال جدید را ایجاد کنید. از جمله این رسیدگی ها ، رسیدگی به حسابهای مالی یک شرکت است. معمولاً در پایان هر سال ، شرکتها و بخشهای حسابداری آنها ، شروع به بستن سال مالی شرکت می کنند. بستن سال مالی شرکت از اهمیت زیادی برخوردار است. زیرا با توجه به نتایجی که به دست می آید شما می توانید ارزیابی کنید که در سال گذشته چه عملکردی داشته اید ؟ آیا سود شما بیشتر از هزینه ها و مخارجتان بوده است ؟ آیا زیان مالی در سال گذشته داشته اید ؟
این زیان تا چه مقدار بوده است و چقدر توانسته موقعیت شما را به خطر بیاندازد ؟ بنابراین ، با دانستن همین چند نکته مهم در خصوص حساب مالی یکساله شرکت می توانیم به خوبی برآورد کنیم که این شرکت در سال گذشته به طور کلی چه عملکردی داشته است. علاوه بر اینکه شما نیاز دارید برای بستن سال مالی خود از افراد خبره و حرفه ای استفاده کنید بلکه لازم است نکات مهمی نیز در حین محاسبات رعایت کنید. از جمله این نکات می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم.
یک) خلاصه اطلاعات
سعی کنید اطلاعات خود را جمع و جور کنید. اطلاعات را همیشه دسته بندی کنید. محاسبه اطلاعاتی که مرتب هستند بسیار راحت تر است و زمان کمتری صرف می کند. پس همیشه اطلاعات خود را جمع و جور کرده و اگر می توانید حتماً خلاصه ای از آن تهیه کنید که در پایان سال بتوانید با مراجعه به این خلاصه ها به سرعت سال مالی خود را محاسبه کنید.
دو) شروع شماره اسناد
شماره اسناد مالی خود را در پایان سال به اتمام برسانید و هر سند و فاکتوری که در سال جدید دارید را از شماره ۱ شروع کنید.
سه) اطمینان از درستی سندها
سعی کنید قبل از اینکه شروع به محاسبه و بستن سال مالی خود کنید به این نکته توجه داشته باشید که آیا سندهای شما اعتبار لازم را دارد ؟ اگر سندها از اعتبار کافی برخوردار نیستند شما نمی توانید اطلاعات دقیقی از عملکرد خود و محاسباتتان به دست آورید. به همین دلیل است که موثق و معتبر بودن سندها بسیار مهم است.
چهار) اطلاعات دقیق انبار
حتماً در زمان بستن سال مالی خود به موجودی انبارتان توجه داشته باشید. باید به طور دقیق بدانید که در انباری شما چه محصولی و در چه تعداد موجود است. با دانستن این آمار ، شما به این موضوع پی می برید که کدام دسته از محصولات شما کمتر از سایرین مشتری داشته اند و برای سال جدید این محصول را کمتر تولید یا عرضه کنید.
پنج) بررسی تمامی فاکتورها
لازم است از ابتدای سال تا پایان سال جاری ، هر فاکتوری که داریدرا به دقت مورد بررسی قرار داده و محاسبه کنید. در برخی از مواقع ممکن است شما فکر کنید بررسی تمامی فاکتورها چندان مهم نیست. در حالی که این کار موجب می شود شما اطلاعات دقیق و جزئی زیادی داشته باشید و مطمئن شوید که هیچ اطلاعاتی را از دست نداده اید.
شش) بررسی دقیق کالاهای ناموجود
علاوه بر اینکه باید بدانید در پایان سال چه محصولی و چه تعداد در انباری شما باقی مانده است ، بلکه باید لیستی از محصولاتی که در انباری شما موجود نیستند و باید برای سال جدید تهیه کنید نیز داشته باشید.
هفت) بستن حسابهای موقت
حتماً باید حسابهای موقت شرکتتان که شامل هزینه ها و درآمدها که همان سود و زیان شماست قبل از حسابهای دائمی تان بسته شود.
هشت) بستن حسابهای دائمی
برای بستن حسابهای دائمی تان باید سندهای اختتامیه صادر کنید. سندهای اختتامیه برای حسابهای دائمی که در دوره جاری وجود دارند تهیه می شود.
نه) سند افتتاحیه
بعد از اینکه سندهای اختتامیه خود را تهیه کردید. حسابهای ترازنامه ای را که بسته اید باید به سال بعد انتقال دهید. برای این کار باید یک سند افتتاحیه صادر کنید.
بر اساس تجربیات مشاوره بازاریابی ؛ انجام دقیق تمامی موارد فوق به شما کمک می کند بتوانید راجع به عملکرد یکساله خود نتیجه گیری کرده و برای سال جدید تصمیمات بهتری بگیرید و سال جدید را با انرژی و رویکرد بهتری شروع کنید.