واحد فروش ؛ وقت تلف کردن از جمله آسیب های مطرح در واحد بازاریابی و فروش است که این روزها از شیوع نسبتا بالایی پیدا کرده است. این موضوع در حالیست که بزرگ ترین ستم انسان در حق خویش وقت تلف کردن می باشد.

واحد فروش و نتیجه برخی از تحقیقات بازاریابی حاکی از آن است که نیروی انسانی در ایران، بیشتر در جهت ستایش کار قدم برمی دارد و کارشناس های بی علاقه به فروش، از کار بیشتر از سکون لذت می برند و البته انسان ذاتا بطالت را به انجام کارهای بی معنی ترجیح می دهد و این مهم ضرورت چینش صحیح، تعیین دقیق شایستگی های شغلی و تعریف درست مشاغل و نقش ها در سازمان را متذکر می شود.

مشاور های فروش پارک بازاریابی ایران معتقدند که اتلاف زمان از خصیصه های ذاتی نیروی انسانی در کشور به شمار می رود. با این همه، حساسیت موضوع از آنجا ناشی می شود که بطالت به یک عادت اجتماعی تبدیل می گردد و موجب تضعیف لایه های اجتماعی در شرکت می گردد.  عواقب فردی و اجتماعی اتلاف زمان غیرقابل انکار است.

به نتایج یک آزمایش دقت کنید:

در ابتدا از افراد خواسته شد تا به تنهایی در رقابت طناب کشی شرکت نمایند. مشاهدات نشان می داد که در مسابقات تک نفره هر نفر می تواند بالغ بر ۶۵kg نیرو وارد نماید. در مرحله بعد از سه نفر خواسته شد تا در این مسابقه مشارکت نمایند. نتایج بسیار دور از انتظار بود؛ چرا که بر خلاف تصور، میزان نیروی وارده به ۵۵kg کاهش یافت. در نهایت این آزمایش را با هشت نفر انجام دادیم و مشاهده شد که هر فرد تنها ۳۰kg نیرو به طناب وارد کرده است.

اگر در میان فعالیت های سازمانی، سیستم ارزیابی فردی نباشد، موجب بروز رفتارهای مخرب می گردد و از بهره وری کم می نماید. به علاوه، این امر موجب شیوع وقت گذرانی در بدنه سازمان می گردد و شرکت را دچار یأس می نماید.  براساس برخی آمارها فروشندگان بیش از نیمی از زمان در اختیار خود را صرف اموری غیر از فروش صرف می کنند. زمان غیرضروری که صرف وظایف نامرتبط با فروش می گردد نه تنها موجب کاهش درآمدهای شرکت می گردد، بلکه از درآمد فروشندگان نیز کسر می نماید. دانستن این مهم که چرا فروشندگان زمان زیادی را صرف فعالیت هایی غیر از فروش می کنند، نخستین گام در حفظ زمان و سرمایه گذاری بهینه، زمان های پس انداز شده در حوزه های سودآور و فعالیت های نامرتبط با فروش است، اما به نظر شما اصلی ترین دلایل این مساله از کجا نشأت می گیرد؟ در ادامه به طرز فکر برخی کارشناسان فروش در تیم های فروش در زمان اتلاف وقت می پردازیم.

۱: مدیریت ناکارآمد ارتباطات

مهمترین تمایز کارشناسان فروش که به روش فروش مشاوره ای عمل می نمایند، در توانایی آنها برای ایجاد و حفظ روابط و مناسبات با مشتری و مخاطبان بالقوه می باشد. البته روند چنین ارتباطاتی ممکن است به درازا کشیده شود. کارشناسان فروش را ترغیب کنید تا به وسیله اتخاذ راهکارهایی که در پی می خوانیم، روندهای غیرمرتبط با فروش را به حداقل برسانند:

– بهره گیری از نرم افزارهای کارامد اتوماسیون به منظور پیگیری سریع تر مشتریان و تماس های ورودی و ارسال پیام های یادآوری در فواصل کوتاه و منظم.

– برنامه ریزی اثربخش ملاقات ها و تماس های فروش، به ویژه درباره تماس های رو در رو و فرد به فردی که شامل سفرهای برون سازمانی می گردد.

– ارزیابی درست و برنامه ریزی شده فرصت های واقعی فروش به مشتریان در بلندمدت و ارزیابی لزوم یا تعداد تماس با مشتریان موجود.

۲: جلسات بدون دستور در واحد فروش

هر قدر وقت کمتری را صرف فعالیت های غیرمرتبط با فروش نمایید، شاهد فروش بیشتری خواهید بود! جلسات بی هدف از بین برنده وقت در میان نیروهای فروش بخصوص مدیران فروش که ساعت های زیادی را به خود اختصاص می دهند. در مقابل، جلسات تاثیرگذار حداقل زمان را می برند و به اهداف خود دست می یابند. با شروع جلسه، همه چیز باید در جهت پیشبرد اهداف مطلوب باشد؛ در غیر این صورت زاید است و باید از آن چشم پوشی شود.

دستور جلسه به منزله نقشه راه و راهنمای زمان است و , به نظر مشاوره فروش از ضروریات برگزاری جلسات اثربخش به شمار می رود. در واقع در مدل کاپلان (یک مدل پیاده سازی استراتژی سازمانی است) به همین نکته اشاره می شود که اهداف سازمانی به اهداف پرسنل گره بخورد تا افراد نسبت به همه چیز هوشیار باشند.

۳: تلاش در جهت جامه عمل پوشاندن به الزامات اجرایی 

همه مدیران ضروریات اجرایی برای کارشناس فروش خود در نظر می گیرند. این وظایف در عین حال که نسبت مستقیمی با فروش ندارند؛ اما از عوامل بقا و سلامت فرهنگ داخلی شرکت به شمار می روند. با این همه، تمام وظایف اجرایی ضروری نیست و می تواند توسط کادر اداری انجام شود و نیازی به مداخله نیروهای مجرب و کارآمد فروش که می توانند در واحد بازاریابی و فروش خدمات ارزش آفرین تری ارائه دهند، نیست.

۴: عدم وجود شرح وظایف میان فروش و خدمات مشتری

کارشناسان فروش به دلیل عدم وجود شرح وظایق و نبود اعتماد میان واحد خدمات بازاریابی و مشاوره فروش، خودشان در نقش ارائه دهنده خدمات مشتری ظاهر می گردند. اگر کارشناسان فروش به روند پس از امضا قرارداد با مشتری اعتماد نداشته باشند، کمترین کاری که می توان کرد این خواهد بود که کارشناس فروش را از انجام وظایف خدمات پس از فروش دور کنیم؛ زیرا انجام این امور زمان زیادی را از نیروهای فروش هدر می دهند.

۵: افراط و تفریط در برنامه ریزی بازاریابی

اگر در برنامه ریزی افراط و تفریط وجود داشته باشد ، مسئله اصلی که بازاریابی و فروش است، به حاشیه رانده خواهد شد. ایراد برنامه ریزی افراطی آن است که زمان زیادی صرف برنامه ریزی برای امور روزمره و پیش پاافتاده ای می شود که بعضا هم اتفاق نمی افتند و فاقد ارزش لازم هستند. برنامه ریزی کمتر از حد لزوم نیز موجب می شود افراد نتوانند سهم مناسب خود را از بازار به دست آورند و قادر به تکمیل فرآیند در مهلت مقرر نباشند؛ بنابراین در دور باطل وارد می شوند که خروج از آن دشوار خواهد بود. به عنوان مثال ثبت امور روزانه و برنامه های کوتاه مدت الزامی است اما ثبت همه جزئیات وقایع لزومی ندارد.