logo
  • Home
  • درباره ما
    • پارک بازاریابی ایران در یک نگاه
    • رزومه مشاوره بازاریابی
    • رزومه پژوهشی
    • رزومه آموزشی
    • اعضای هیئت علمی پارک بازاریابی
    • مجوزها و افتخارات
  • برنامه ریزی بازاریابی و فروش سیستماتیک
  • خدمات مشاوره
    • مشاوره برندینگ و برندسازی
    • مشاوره بازاریابی اینترنتی (دیجیتال مارکتینگ)
    • مشاور برندسازی شخصی
    • تحقیقات بازاریابی
    • مشاوره مدیریت کسب و کار
    • تحقیقات بازار
    • کمپین تبلیغاتی
    • مهندسی فروش
    • بازاریابی برای مجتمع تجاری
    • مشاور بازاریابی
    • آموزش بازاریابی
    • استراتژی بازاریابی و فروش
    • استراتژی شهرداری
    • برنامه بازاریابی و فروش
    • انواع بازاریابی
      • بازاریابی اجتماعی
      • بازاریابی اینترنتی
      • بازاریابی بین الملل
      • بازاریابی تلفنی
      • بازاریابی سبز
      • بازاریابی صنعتی
      • بازاریابی عصبی
      • مدل بازاریابی پارتیزانی
      • بازاریابی مستقیم
  • مقالات بازاریابی
    • اخبار پارک بازاریابی ایران
    • مقالات بازاریابی
    • برند و برند سازی
    • تبلیغات و بازاریابی
    • مدیریت و رهبری
    • فروش و بازاریابی
  • تماس با ما

تکنیک های کنترل جلسات مدیریتی

در تاریخ ۱۳۹۱/۰۹/۰۴ توسط admin مرتبط با مدیریت و رهبری

تکنیک‌هایی برای پیش از جلسه، حین جلسه و بعد از جلسات

برگزاری “جلسات” برای انجام هر فعالیت گروهی و با هدف همفکری، اطلاع رسانی و یا هماهنگ نمودن کارها لازم است. اداره‌ موثر جلسات کاری، مهارتی است که تاثیر زیادی در پیشرفت گروه دارد. بی‌شک اگر به تجربه‌های خود رجوع کنید، جلسات خوب و موثری را به یاد می‌آورید که بعد از تمام‌شدن، همه موضوعات به خوبی بررسی شده‌ بودند و هر کس وظیفه‌اش را می‌دانست. همچنین، جلسات خسته‌کننده و بی‌حاصلی را هم به یاد می‌آورید که بعد از صحبت‌ فراوان، ابهام زیادی باقی ماند، مسئولیت‌های فردی مشخص نشد و یا تصمیمی که لازم بود، گرفته نشد. اصولا یک جلسه‌ موثر، اهداف مشخصی را برآورده ساخته، منجر به جریانات مثبتی در روند کار شده و در حداقل زمان ممکن برگزار می‌شود. در این مقاله مهم‌ترین تکنیک‌ها و نکته‌های لازم، برای برگزاری یک جلسه‌ کاری موثر آمده‌ است.

در سال‌های ۸۸ تا ۹۰، حسام مسئول هماهنگی جلسات در گروه داوطلبانه‌ «مترجمان سپهر» بوده‌است؛ در طول این مدت، جلسه‌های خوبی برگزار می‌شد. ابهام‌های کار به صورت گروهی برطرف می‌شد، اعضا مشارکت خوبی در تصمیم‌ها داشتند و معمولا هماهنگی‌ها مختصر و مفید انجام می‌گرفت. ابتدای سال ۹۱ حسام اعلام کرد که پذیرش تحصیلی گرفته و از اول تابستان باید به کارهای آمادگی سفر بپردازد و از ابتدای پاییز هم به صورت اینترنتی با گروه همراه خواهدبود.

از آنجا که یکی دیگر از اعضای گروه، آزاده دانش تخصصی خوبی نسبت به سایر اعضا دارد و همچنین رابطه‌ای صمیمانه با همه اعضا گروه دارد، تصمیم جمع بر آن شد که از ابتدای سال ۹۱، هدایت جلسه‌های گروه با آزاده باشد. ولی متاسفانه بعد از دو ماه فعالیت، جلسات هفتگی گروه، کم‌بازده و خسته‌کننده شده ‌است؛ به صورتیکه:

– گاهی لازم می‌شود که صحبت‌های یک جلسه در جلسات بعد دوباره تکرارشود و تصمیم‌ها به دلایل غیر منطقی عوض شود.

– گاهی فضای جلسه به سمت رفع تکلیف و سرهم‌بندی تصمیم‌ها می‌رود.

– گاهی تا نیمه جلسه فقط باید توضیحاتی برای روشن شدن موضوع صحبت ارائه شود (چرا که افراد از قبل با موضوع مورد بحث آشنا نیستند) و جلسه‌ها طولانی می‌شود.

– گاهی بعد از گرفتن تصمیمات، مسئولیت‌ها به‌روشنی مشخص نمی‌شود و در جلسات بعد بخشی از کارها ناتمام مانده ‌است.

قرارشد گروه یک ماه به آزاده فرصت دهد و به او کمک کند تا مشکلاتش را شناسایی کرده و برطرف کند. این روزها، او به روشی که برای اداره جلسات داشته فکر می‌کند و تلاش می‌کند با راهنمایی حسام روش موثرتری پیدا کند.

آیا می‌توانید تکنیک‌هایی برای برطرف کردن مشکلات آزاده پیشنهاد دهید؟

 

پیش از برگزاری جلسه

قبل از برگزاری یک جلسه، فعالیت‌هایی لازم است که منجر به تهیه‌ “دستور جلسه” و پیوست‌های آن خواهدشد. این فعالیت‌ها عبارتند از:

۱– تنظیم سرفصل‌های جلسه و اولویت آنها

• خیلی دقیق و مشخص “بنویسید” که از برگزاری جلسه چه هدف‌هایی را دنبال می کنید. مثلا در گروه “مترجمان سپهر”، حسام از آزاده خواست که قبل از هر جلسه این جمله را برای خود کامل کند: “در پایان جلسه، انتظار دارم که اعضا گروه …”

o تصمیم‌گیری یا برنامه‌ریزی جدید انجام داده باشند؟

o در مورد موضوعی، ایده‌پردازی یا اطلاع‌رسانی کرده باشند؟

o پیشرفت یک فعالیت را مرور کرده باشند؟

• بر اساس اهداف نوشته‌شده، لیستی از سرفصل‌های جلسه تعیین کنید و به هر کدام زمانی اختصاص دهید.

• فراموش نکنید که جلسه‌ موثر تا جای ممکن کوتاه است. بعد از ۴۵ دقیقه، اعضا معمولا بی‌حوصله و بی‌دقت می‌شوند.

• صحبت‌های مهم‌تر و چالشی‌تر را اول قرار دهید.

• زمانی برای شروع (احوالپرسی و مرور دستورجلسه) و پایان (ارائه جمع‌بندی) درنظر بگیرید.

 

۲- انتخاب شرکت‌کنندگان و تنظیم زمان جلسه

• با توجه به سرفصل‌های جلسه، مشخص‌کنید حضور چه کسانی لازم است و تا می‌توانید جلسه را کم‌تعداد برگزار کنید.

• برای تعیین زمان جلسه، هرگز به صورت باز و کلی سوال نکنید که: “ترجیح شما چه زمانی است”؛ در عوض، چند گزینه‌ی واقع‌بینانه را پیشنهاد دهید و سئوال کنید: “کدام از این زمان‌ها برای شما مناسب‌تر است”.

• معمولا در هر جلسه، حضور یکی دو نفر از اعضا بسیار حیاتی است؛ زمان‌های پیشنهادی برای جلسه را ابتدا با این افراد چک کنید.

• اگر به صورت مرتب (هفتگی یا ماهانه) نیاز به جلسه دارید، زمان ثابتی در نظربگیرید (مثلا: دوشنبه‌ها، اولین دوشنبه هر ماه)؛ در این صورت بهتر است دو روز قبل از هر جلسه یادآوری به اعضا داشته باشید.

• فراموش نکنید که حضور همه اعضا در همه جلسات ممکن نیست و بهتر است جلسه را با تعدادی غایب تشکیل دهید تا اینکه آن‌را مرتب عقب بیندازید.

۳- آماده‌کردن مستندات و اطلاعات لازم

• گاهی برای صرفه‌جویی در زمان، یک مطلب را پیش از جلسه به اعضا ارایه می‌کنیم تا بخوانند و در مورد آن فکر کنند. بهتر است یک پیوست‌ حاوی چکیده‌ی مختصری از مطلب باشد؛ واقع‌بین باشید، اعضا فرصتی برای مطالعه‌ی یک مطلب طولانی ندارند.

 

۴– ارسال دستور جلسه و پیوست‌ها برای اعضا

• برای یادآوری زمان جلسه و آماده‌کردن اعضا، دستورجلسه و پیوست‌هایش را، چند روز قبل از جلسه، برای همه ارسال کنید.

 حین برگزاری

۱- شروع جلسه:

• صمیمی و با انرژی مثبت شروع کنید.

• یک بار سریع و فهرست‌وار بگویید انتظار از جلسه چیست؛ چه سرفصل‌هایی در آن جلسه دارید و به هر کدام چقدر وقت می‌دهید.

• قوانین و قواعد جلسه‌تان را سریع مرور کنید. مثلا: برای صحبت و سئوال “نوبت می‌گیریم”؛ “موبایل ها را خاموش می کنیم” ؛ “بر اساس زمان های از پیش تعیین شده صحبت ها را تمام می کنیم” و … .

 

۲- هدایت‌ منظم جلسه:

• بر اساس فهرستی که از قبل درست کردید (دستورجلسه) هدایت‌کنید تا قدم‌ به قدم به همه موضوع‌ها پرداخته شود.

• تا جای ممکن جلسه باید کوتاه باشد. اگرچه لازم است صحبت‌ها کامل باشد که چیزی از قلم نیفتد، ولی مراقب باشید حرف‌های فرعی و بی‌فایده وقت جلسه را نگیرد.

 

۳- تسهیلگری جلسه:

• تسهیل‌گر، یکی از اعضا جلسه است که نقش ناظر بی‌طرف را ایفا می‌کند و وظیفه دارد صحبت‌ها را به سمت بازشدن مساله پیش ببرد (تا متقاعد کردن). این نقش، در صورتی که بحث‌ها جدی و چالشی شوند بسیار مهم است. تلاش‌کنید در هدایت جلسه نقش تسهیل‌گر را بازی کنید:

o زمان هر موضوع را کنترل کنید و به تک‌تک سرفصل‌های جلسه بپردازید.

o افراد را به رعایت نظم در صحبت‌ها و نوبت‌گرفتن تشویق کنید.

o صحبت‌ها را به مسیر اصلی هدایت کنید.

o کمک کنید احساسات از منطق و مصالح گروه جداشود.

• اگر در یک موضوع، صحبت طولانی شد یا پیچیدگی‌‌ نظرات زیادشد، هر از چندی سئوال کنید: “آیا برای همه واضح است در مورد چه چیزی حرف می‌زنیم؟” ارائه شرحی مختصر از صحبت‌های انجام‌شده، ذهن ِ اعضا گروه را شفاف‌کرده و دنبال‌کردن مطلب را ساده‌ می‌کند.

• اگر بحث و تنش بالا گرفت، به همه‌ی جمع چند ثانیه سکوت دهید تا با آرامش به گفتگو ادامه دهند.

 

۴- درگیرکردن همه شرکت‌کنندگان

• اگر فقط شما صحبت‌کنید، گروه احساس می‌کند نظراتشان اهمیت ندارد و فقط مجری نظرات شما هستند. تعادل منطقی در اندازه صحبت های گروه و خود ایجاد کنید.

• سعی کنید همه در صحبت شرکت‌کنند. اگر شخصی ساکت است، مستقیم از او بپرسید: “نظر شما چیست؟ چیزی برای اضافه‌کردن به موضوع و بحث دارید؟”

۵- اگر لازم است گاهی نقش مُـنقتد بی‌رحم باشید: (Devil’s Advocate)

• اگر لازم می‌دانید در موضوعی مخالفت کنید یا مشکلات را گوشزد کنید، تذکر دهید که “من دارم نقش منتقد بی‌رحم را بازی می‌کنم که همه جنبه‌ها دیده‌شود.”

• حتی بسیار مفید است که یکی از اعضا را تشویق کنیم تا نقش منتقد بی‌رحم را بازی کند. با این کار اشکال‌های احتمالی شناسایی می‌شوند.

۶- تهیه صورتجلسه

منظور از صورت‌جلسه، شرح مهم‌ترین صحبت‌های انجام شده در جلسه است. بهتر است از همان سرفصل‌هایی که قبل از جلسه آماده کردید استفاده کنید؛ زیر هر سرفصل، در چند جمله‌ی خلاصه بنویسید که مهم‌ترین صحبت‌هایی که مطرح شد چه مواردی بود. سخت نگیرید! از جمله‌های ساده استفاده کنید و نگران ِ اشتباهات نگارشی نباشید. مثال زیر بخشی از صورت جلسه‌ی گروه مترجمان سپهر است:‌ (تا جای ممکن خلاصه است؛ بخش‌های فراموش‌شده رها شده‌است؛ و حتی غلط املایی دارد!)

 

۷- جمع بندی “نتیجه” جلسه:‌ (چه کسی، چه چیزی، تا چه زمانی)

اگر برگزاری جلسه و صحبت‌های گروهی، در پایان به یک تصمیم یا اقدام مشخص منجر نشود، چه فایده‌ای خواهد داشت؟ در پایان هر جلسه، با ارایه یک جمع‌بندی مختصر و موثر، مشخص کنید چه کارهایی باید انجام شود. برای جمع‌بندی از الگوی زیر استفاده کنید. سعی کنید برای هر فعالیت تنها یک مسئول مشخص کنید؛ و از هر کس بپرسید آیا به‌روشنی می‌داند باید چه کاری انجام دهد و آیا سئوالی دارد.

پس از جلسه

ارسال صورت‌جلسه و جمع‌بندی مسئولیت‌ها

• سعی کنید صورت‌جلسه (شرح صحبت‌ها) و جمع‌بندی مسئولیت‌ها (چه چیزی، چه کسی، تا چه زمانی) را نهایتا تا یک روز بعد از جلسه برای اعضا ارسال کنید.

 

پیگیری‌های بعدی

• یکی از راه‌های پیگیری بعد از جلسه، برگزاری جلسات منظم (مثلا هفتگی) است. در این جلسات، بعد از شروع، وقتی را برای مرور فعالیت‌های گذشته اختصاص دهید و از هر عضو بخواهید سریع و مختصر پیشرفت کارش را توضیح دهد.

• راه دیگری برای پیگیری‌های بعد از جلسه، تعیین یک نفر در نقش کنترل‌کننده است. در یک سازمان داوطلبانه که در زمینه کودکان مبتلا به سرطان فعالیت دارد، کنترل‌کننده‌، بعد از جلسه را به شوخی “دیو” خطاب می‌کنند! وظیفه‌ “دیو”، یادآوری کارهای افراد در طول هفته است. نقش دیو به صورت گردشی بین اعضا تغییر می‌کند تا پیگیری‌های مدام یک نفر جنبه دلخوری و شخصی ایجاد نکند.

نظر شما
« تبلیغات اینترنتی در ایران
بازاریابی شبکه ای »

دسترسی سریع

  • نحوه ارائه خدمات مشاوره بازاریابی
  • مشاوره برندسازی و برندینگ
  • بازاریابی صادراتی | مشاوره صادرات
  • مشاوره بازاریابی اینترنتی
  • تحقیق بازار و تحقیقات بازاریابی
  • مشاوره بازاریابی اینستاگرام
  • کمپین تبلیغاتی
  • مهندسی فروش
  • انواع بازاریابی
  • بازاریابی و فروش سیستماتیک FG360
  • بازاریابی عصبی
  • بازاریابی اینترنتی
  • بازاریابی سبز
  • بازاریابی خدمات
  • بازاریابی اجتماعی
  • بازاریابی پارتیزانی
  • بازاریابی تلفنی
  • بازاریابی صنعتی
  • بازاریابی مستقیم
  • بازاریابی شبکه ای
  • بازاریابی حسی
  • مشاوره بازاریابی کلینیک زیبایی

RSS مقاله های تازه

  • راهکارهای انتخاب لحن مناسب برای برند   ۱۴۰۲/۰۶/۰۷
    ما در این مقاله سعی داریم تا شما را با راهکارهای انتخاب لحن مناسب برای برند آشنا نماییم. مقدمه راهکارهای انتخاب لحن مناسب برای برند همانطور که قبلاً نیز بارها گفته شده است  برندها همچون انسانها و موجودات زنده هستند که حیات و شخصیت مستقلی برای خود دارند. بنابراین اگر به فکر خلق یک برند […]
  • نقش به کارگیری هیجانات در تولید محتوا ۱۴۰۲/۰۵/۲۴
    در این مقاله سعی داریم تا شما را با اهمیت به کارگیری هیجانات در تولید محتوا آشنا نماییم.    هیجانات یکی از عناصر اصلی در رفتار انسانها است. شاید اگر به شما بگوییم که ۸۰ درصد رفتارهای مردم از روی هیجان است تا شناخت تعجب کنید ، ولی واقعیت این است که این گفته صحیح […]
  • روشهای نوین برای ارزیابی عملکرد کارکنان ۱۴۰۲/۰۵/۱۴
    در این مقاله سعی داریم تا در مورد روشهای نوین برای ارزیابی عملکرد کارکنان برای شما اطلاعاتی را ارائه دهیم. مقدمه روشهای نوین برای ارزیابی عملکرد کارکنان شرکتها و سازمانهای مختلف هر از چند گاهی به ارزشیابی عملکرد کارکنان خود می پردازند تا اگر نقصی در آن وجود دارد دلایلش را کشف کنند و بر […]
  • دلایل شکست تأسف بار برخی استارت آپها ۱۴۰۲/۰۵/۰۳
    در این مقاله سعی داریم تا شما را با دلایل شکست استارت آپها آشنا نماییم. مقدمه دلایل شکست استارت آپها همیشه صحبت از استارت آپها و ایده های نویی است که به یک کسب و کار موفق تبدیل می شود. ایده های نویی که حاصل کشف نقصها و شکافهای موجود در بازار است و با […]
جدیدترین مطالب بازاریابی
    • راهکارهای انتخاب لحن مناسب برای برند  
    • نقش به کارگیری هیجانات در تولید محتوا
    • روشهای نوین برای ارزیابی عملکرد کارکنان
دسته‌های مقالات
  • اخبار پارک
  • بازاریابی
  • برند و برندسازی
  • تبلیغات
  • پیشبرد فروش
دسترسی سریع
  • صفحه اصلی مشاوره بازاریابی
  • پایگاه تخصصی مشاوره برند و برندسازی
  • پایگاه تخصصی مشاور بازاریابی اینترنتی
  • پایگاه تخصصی تحقیقات بازاریابی
  • پایگاه جامع پارک بازاریابی ایران
  • پایگاه دانشجویی پارک بازاریابی
پارک بازاریابی
  • پارک بازاریابی در یک نگاه
  • رزومه فعالیت مشاوره
  • رزومه تحقیقات
  • رزومه آموزش
  • اعضای هیئت علمی
  • تماس با ما
  • فرم درخواست مشاوره بازاریابی
شماره تماس: 77655810 | Facebook | Instagram | Linked In | Google Plus
تمامی حقوق نزد پارک بازاریابی ایران محفوظ است